项目成功立项，只是科研工作的&bp;“第一步”；如何确保经费按预算、按进度使用，避免&bp;“钱躺在账户里睡大觉”&bp;或&bp;“超支预警”，是经费管理的另一大重点。对此，科发院与财务处建立了&bp;“月度统计、季度通报、半年核查”&bp;的动态跟踪机制，用数据化手段打通经费流转的&bp;“脉络”。
每月&bp;5&bp;日前，财务处会将各政府项目的经费使用数据（如设备费已支出金额、差旅费报销进度、间接费用计提情况）同步至科发院，各业务科室会根据项目申报时的预算表，对比实际支出与计划支出的偏差，若某项目&bp;“设备费”&bp;实际支出仅为计划的&bp;30%，且已过项目实施期的&bp;50%，则会被标记为&bp;“重点关注对象”；若&bp;“差旅费”&bp;支出超出计划&bp;10%&bp;以上，则会核查是否存在超标准报销（如超标住宿、非项目相关差旅）。
季度末，科发院会在科研内网发布《政府计划项目经费使用情况通报》，详细列出每个项目的&bp;“经费使用率”（实际支出&bp;/&bp;预算总额&bp;×100%）、“各科目支出占比”“存在问题”，并附上业务科室联系人电话。这种&bp;“公开透明”&bp;的方式，既让科研团队清晰了解自身经费使用情况，也便于学院和科发院及时介入指导。
2023&bp;年第三季度，通报显示环境工程学院赵教授的&bp;“城市污水处理技术优化”&bp;项目经费使用率仅为&bp;28%，远低于同期平均水平（55%）。科发院项目专员立即与赵教授沟通，发现问题出在&bp;“设备采购”&bp;上，项目计划购置的&bp;“水质在线监测仪”&bp;因供应商产能不足，交货时间延迟了&bp;3&bp;个月，导致相关实验无法开展，经费无法支出。了解情况后，科发院一方面协助赵教授与供应商协商加快生产，另一方面建议调整经费使用计划，将原本用于设备采购的部分经费，先投入到&bp;“污水处理剂配方优化”&bp;的前期实验中，避免经费闲置。同时，专员还与财务处沟通，为项目办理了&bp;“设备采购延期支出备案”，确保后续设备到货后能正常报销。到第四季度，该项目经费使用率提升至&bp;62%，顺利赶上计划进度。
“动态跟踪不是‘盯梢’，而是‘预警’——&bp;通过及时发现问题、解决问题，避免小偏差变成大麻烦。”&bp;科发院科研管理科刘科长说，近两年来，通过这种跟踪机制，我院政府项目经费平均使用率从&bp;68%&bp;提升至&bp;82%，因经费使用滞后导致的项目延期数量减少了&bp;35%，真正实现了&bp;“经费跟着项目走，服务跟着需求走”。
16.1.3&bp;警方提醒：精准服务，让&bp;“被动整改”&bp;变&bp;“主动调整”
“李老师，您的国家自然科学基金项目还有&bp;3&bp;个月到期，目前经费使用率为&bp;65%，其中‘实验材料费’还有&bp;15&bp;万元未支出，建议加快采购进度哦～”2024&bp;年&bp;5&bp;月，化工学院的李教授收到了科发院发来的&bp;“经费使用提醒短信”，同时附带了一份《经费使用进度建议表》，详细列出了剩余经费的优先支出方向。
这种&bp;“个性化提醒”，是我们科发院在经费管理中推出的&bp;“暖心服务”。针对不同项目的实施周期、预算金额、学科特点，科室会建立&bp;“经费使用进度台账”，在项目到期前&bp;3&bp;个月、1&bp;个月分别发送&bp;“预警提醒”，在到期前&bp;15&bp;天进行&bp;“一对一沟通”，确保科研工作者有充足时间调整使用计划。
对于经费使用率偏低的项目，科发院会深入分析原因，提供&bp;“定制化解决方案”：若因实验方案调整导致经费无法按计划支出，会协助团队修改预算（需报项目主管部门备案）；若因报销流程不熟悉导致支出滞后，会安排财务会计上门指导报销操作；若因设备或材料采购周期长，会建议通过&bp;“框架协议采购”“紧急采购”&bp;等方式加快进度。
材料学院王教授的&bp;“高性能陶瓷材料研发”&bp;项目曾遇到过&bp;“报销难”&bp;问题，项目涉及大量实验材料采购，供应商提供的发票格式不规范，财务处多次退回，导致经费无法及时支出。科发院得知后，立即安排财务会计与王教授的科研助理对接，指导其规范发票收集流程（如要求供应商标注&bp;“项目编号”“材料名称”），同时协调财务处开通&bp;“科研项目报销绿色通道”，确保符合要求的票据能在&bp;3&bp;个工作日内完成报销。最终，该项目在到期前&bp;1&bp;周完成了所有经费支出，顺利通过验收。
“以前总担心经费花不完被收回，现在科发院提前提醒
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每月&bp;5&bp;日前，财务处会将各政府项目的经费使用数据（如设备费已支出金额、差旅费报销进度、间接费用计提情况）同步至科发院，各业务科室会根据项目申报时的预算表，对比实际支出与计划支出的偏差，若某项目&bp;“设备费”&bp;实际支出仅为计划的&bp;30%，且已过项目实施期的&bp;50%，则会被标记为&bp;“重点关注对象”；若&bp;“差旅费”&bp;支出超出计划&bp;10%&bp;以上，则会核查是否存在超标准报销（如超标住宿、非项目相关差旅）。
季度末，科发院会在科研内网发布《政府计划项目经费使用情况通报》，详细列出每个项目的&bp;“经费使用率”（实际支出&bp;/&bp;预算总额&bp;×100%）、“各科目支出占比”“存在问题”，并附上业务科室联系人电话。这种&bp;“公开透明”&bp;的方式，既让科研团队清晰了解自身经费使用情况，也便于学院和科发院及时介入指导。
2023&bp;年第三季度，通报显示环境工程学院赵教授的&bp;“城市污水处理技术优化”&bp;项目经费使用率仅为&bp;28%，远低于同期平均水平（55%）。科发院项目专员立即与赵教授沟通，发现问题出在&bp;“设备采购”&bp;上，项目计划购置的&bp;“水质在线监测仪”&bp;因供应商产能不足，交货时间延迟了&bp;3&bp;个月，导致相关实验无法开展，经费无法支出。了解情况后，科发院一方面协助赵教授与供应商协商加快生产，另一方面建议调整经费使用计划，将原本用于设备采购的部分经费，先投入到&bp;“污水处理剂配方优化”&bp;的前期实验中，避免经费闲置。同时，专员还与财务处沟通，为项目办理了&bp;“设备采购延期支出备案”，确保后续设备到货后能正常报销。到第四季度，该项目经费使用率提升至&bp;62%，顺利赶上计划进度。
“动态跟踪不是‘盯梢’，而是‘预警’——&bp;通过及时发现问题、解决问题，避免小偏差变成大麻烦。”&bp;科发院科研管理科刘科长说，近两年来，通过这种跟踪机制，我院政府项目经费平均使用率从&bp;68%&bp;提升至&bp;82%，因经费使用滞后导致的项目延期数量减少了&bp;35%，真正实现了&bp;“经费跟着项目走，服务跟着需求走”。
16.1.3&bp;警方提醒：精准服务，让&bp;“被动整改”&bp;变&bp;“主动调整”
“李老师，您的国家自然科学基金项目还有&bp;3&bp;个月到期，目前经费使用率为&bp;65%，其中‘实验材料费’还有&bp;15&bp;万元未支出，建议加快采购进度哦～”2024&bp;年&bp;5&bp;月，化工学院的李教授收到了科发院发来的&bp;“经费使用提醒短信”，同时附带了一份《经费使用进度建议表》，详细列出了剩余经费的优先支出方向。
这种&bp;“个性化提醒”，是我们科发院在经费管理中推出的&bp;“暖心服务”。针对不同项目的实施周期、预算金额、学科特点，科室会建立&bp;“经费使用进度台账”，在项目到期前&bp;3&bp;个月、1&bp;个月分别发送&bp;“预警提醒”，在到期前&bp;15&bp;天进行&bp;“一对一沟通”，确保科研工作者有充足时间调整使用计划。
对于经费使用率偏低的项目，科发院会深入分析原因，提供&bp;“定制化解决方案”：若因实验方案调整导致经费无法按计划支出，会协助团队修改预算（需报项目主管部门备案）；若因报销流程不熟悉导致支出滞后，会安排财务会计上门指导报销操作；若因设备或材料采购周期长，会建议通过&bp;“框架协议采购”“紧急采购”&bp;等方式加快进度。
材料学院王教授的&bp;“高性能陶瓷材料研发”&bp;项目曾遇到过&bp;“报销难”&bp;问题，项目涉及大量实验材料采购，供应商提供的发票格式不规范，财务处多次退回，导致经费无法及时支出。科发院得知后，立即安排财务会计与王教授的科研助理对接，指导其规范发票收集流程（如要求供应商标注&bp;“项目编号”“材料名称”），同时协调财务处开通&bp;“科研项目报销绿色通道”，确保符合要求的票据能在&bp;3&bp;个工作日内完成报销。最终，该项目在到期前&bp;1&bp;周完成了所有经费支出，顺利通过验收。
“以前总担心经费花不完被收回，现在科发院提前提醒